Специалисты по документационному обеспечению управления, архивисты – это специалисты, которые обладают практическими навыками работы с управленческими документами, созданными любым способом документирования; системами документационного обеспечения управления; системами электронного документооборота; архивными документами; первичными трудовыми коллективами.
Организационное и документационное обеспечение эффективного управления документами, архивными делами; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий является основой управления. Уровень и качество этого определяет оперативность, четкость и слаженность работы сотрудников, влияет на деловую репутацию и, в конечном счете, на развитие организации. Для такой работы требуются квалифицированные специалисты по документационному обеспечению управления, обладающие профессиональными знаниями и хорошо владеющие компьютерной техникой. Именно они осуществляют организацию делопроизводства на предприятиях, а при больших объемах работы, этим направлением деятельности занимаются целые подразделения – управления делами, общие отделы, секретариаты.
Специалисты отвечают за организацию документационного обеспечения управления и функционирования организации, организацию архивной и справочно-информационной работы по документам организации.
Основная цель вида профессиональной деятельности:реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией.
Особенности профессиональной деятельности специалистов:
- умеют использовать знания в профессиональной и иной деятельности;
- умеют рационально организовать свой труд, планировать работу, анализировать результаты, использовать новейшие компьютерные технологии;
- знают и применяют нормативные документы, регламентирующие делопроизводство, кадровую деятельность, архивное дело.
- знают стилистику деловой речи и основы редактирования служебных документов;
- владеют технологиями секретарского обслуживания;
- применяют современные средства сбора, обработки и передачи информации.
В своей работе специалисты пользуются компьютерной, организационной техникой (сканеры, плоттеры, принтеры, копиры, ламинаторы, многофункциональные устройства), техническими средствами коммуникации и связи; используют программное обеспечение, системы электронного документооборота, справочно-правовые системы и возможности интернет ресурсов.
Компетенция включает знания и умения по следующим направлениям:
- компьютерная обработка документов;
- документирование и организация документооборота;
- документационное обеспечение работы с персоналом;
- хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов;
- организация секретарского обслуживания.
В профессиональной деятельности применяются информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле: автоматизация рабочего места секретаря, делопроизводителя, специалиста по кадрам, архивариуса; обработки документов; хранения электронных документов.
В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Внедрение электронного документооборота, процессов автоматизации делопроизводства, внедрение цифровой инфраструктуры в процесс управления является приоритетными направлениями развития компетенции.
